Você tem o Procedimento Operacional do seu posto de combustível? Sabe para que serve? Procedimento Operacional Padrão — também chamado de POP — é um documento que reúne instruções, descrições, padrões, normas e procedimentos de uma atividade. A Ruff preparou este artigo para te mostrar como montar um POP para posto de combustível e ter mais segurança com ele.
O que incluir no Procedimento Operacional do posto de combustível
Um POP nada mais é que uma descrição de como realizar uma atividade seguindo os passos necessários para sua boa execução e com a atenção aos seus requerimentos de segurança. Ou seja, como montar um POP nada mais é que pensar como executar uma tarefa da melhor forma e com mais segurança.
Não há um modelo padrão específico a ser seguido, a cada posto, cada função, cada área do negócio pode utilizar um formato que melhor se adapta às necessidades e particularidades em questão.
Ainda assim, há alguns pontos essenciais que devem estar presentes em todos os Procedimentos Operacionais Padrão, incluindo os da estação de abastecimento de combustível:
- Nome e local de cada tarefa;
- Profissionais responsáveis pelas tarefas (por cargo ou função);
- Documentação de referência (manuais, estatutos, guias, normas, etc.);
- Descrição de cada etapa da tarefa passo a passo;
- Materiais, equipamentos, ferramentas e outros recursos utilizados na execução;
- Precauções de segurança necessárias para cada passo do processo;
- Quais os resultados corretos esperados quando a tarefa é bem executada;
- Quais as ações corretivas podem ser tomadas caso algo esteja errado;
- Checagens e revisões a serem feitas (como, quando, por quem);
- Documentação da execução da tarefa.
Tarefas recorrentes, como as que giram ao redor da estação de abastecimento de combustível, por exemplo, são primordiais e devem ser priorizadas na hora de montar um POP.
Como montar um POP para seu posto de combustíveis
Uma boa forma de organizar um POP é utilizar de fluxogramas, ou seja, cartilhas visuais de cada passo do trabalho. Fluxogramas são fáceis de serem seguidos, e facilitam a leitura em condições não ideais, mas, por outro lado, não costumam ser tão detalhados.
Outra boa forma é através de uma lista de tarefas. Elas costumam ser fáceis de montar e permitem uma boa quantidade de detalhes, mas são menos visuais e requerem mais atenção dos colaboradores.
Um Procedimento Operacional para posto de combustível pode ser de diversas formas, tanto escrito quanto ilustrado, contar com quantos itens forem necessários e serem aplicados para qualquer tarefa, como, por exemplo, a transferência de combustível entre tanques e o abastecimento de combustível, duas tarefas primordiais no dia a dia e que apresentam alguns riscos.
Lembre-se que é fundamental que a comunicação utilizada no POP seja acessível e compreensível para todos os colaboradores envolvidos. Quanto mais fácil de ler e entender um Procedimento Operacional Padrão, melhor, pois não só este é utilizado em treinamentos e capacitações, mas também é um documento de consulta recorrente pelos colaboradores.
Revisando e reescrevendo o Procedimento Operacional do posto de combustível
É de conhecimento de qualquer encarregado, chefe, gerente ou dono de que uma coisa é a teoria e outra é a prática. No dia a dia, a execução de tarefas que pode estar perfeita no papel pode não ser aplicada, sendo completamente diferente na prática.
Por vezes este é um problema de treinamento da equipe e que deve ser corrigido através da capacitação dos funcionários, mas, às vezes, o problema é não considerar a realidade prática na hora de montar um documento teórico.
Uma teoria burocrática, que atrapalhe o fluxo de trabalho e que não leve em conta as necessidades reais do trabalho requer mudanças. Isso não quer dizer que houve um erro em como montar um POP, mas sim que o documento precisa ser reavaliado junto aos colaboradores que realizam a tarefa em questão e, então, reescrito. Este é um processo que pode e deve ser repetido quantas vezes forem necessárias.
Essa troca entre colaboradores de diferentes hierarquias é fundamental para o fortalecimento da equipe e também para a melhora no serviço prestado. Um Procedimento Operacional bem ajustado irá tanto facilitar a vida dos trabalhadores quanto ajudar a melhorar o atendimento prestado no posto de combustível.
Também é bom ressaltar que a elaboração do Procedimento Operacional pode ser feita por mais de uma pessoa e revisada por outras demais. Isso ajuda a minimizar erros, corrigir eventuais problemas e, incluindo os colaboradores que irão executar a tarefa, já é uma forma de capacitação e investimento em seu desenvolvimento.
O abastecimento de combustível é uma tarefa crítica a ser incluída no POP.
As vantagens e benefícios de ter um POP
Os benefícios de ter um Procedimento Operacional Padrão no posto de combustível se dão em três grandes campos:
- Segurança do trabalho;
- Controle de qualidade;
- Atendimento ao cliente.
Por ser um documento criado em equipe, reestruturado de acordo com a necessidade e de constante utilização durante a execução do serviço, o POP se mostra uma forma fácil de investir no controle de qualidade do trabalho executado em seu posto de combustível.
A maior segurança que ele proporciona faz-se sentir tanto pelos colaboradores quanto pelos clientes. Não tenha medo em disponibilizar os POPs de seu negócio, muito pelo contrário: realize pesquisas de satisfação e peça sugestões de melhoria para seus colaboradores e seus clientes.
Você verá mudanças positivas significativas na produtividade, na diminuição da taxa de erros, na comunicação, e na percepção de marca do seu negócio. Pense em quão mais tranquilos seus clientes ficam ao saber que a transferência de combustível entre tanques é feita observando os cuidados de segurança e que o abastecimento de combustível de seus veículos tem um passo a passo padronizado para evitar acidentes.
Como frisamos, as tarefas mais costumeiras, tal qual todas que envolvem a estação de abastecimento de combustível, devem receber prioridade. Isso se dá tanto pela sua importância para o negócio quanto por serem as tarefas de interação entre os clientes e o posto de combustível, ou seja, são a “cara” do negócio.
Se você tem ou pensa em ter um posto de combustível, entre em contato conosco. A Ruff tem décadas de experiência na gestão de empresas no setor de combustíveis, com excelência no atendimento e nos serviços prestados. Venha conhecer de perto como estruturamos nossos Procedimentos Operacionais Padrão e invista nos seus conhecimentos sobre a administração do seu negócio.
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